時間管理：4個高效技巧，拿回時間主導權

你好，今天要來談談彼得．杜拉克教經理人的第6堂課，高效能時間管理。

 

西班牙超現實主義畫家薩爾瓦多．達利，讓很多人印象深刻，除了他臉上那兩撇驚悚的鬍子之外，還有那個正隨時間融化的時鐘。時鐘為什麼會融化？某種程度，達利想要表達的是，「人類心靈隨著時間流逝，而漸漸遞增的失望感」，彷彿人正在虛度的人生。

 

達利的超現實主義，以探討人類潛意識聞名，彼得．杜拉克和達利正好誕生在同年代的歐洲，在那個思想迸發的年代，他們看事情不在乎表象，都是帶著深層思考和人文關懷。

 

杜拉克雖然是管理之父，但他和達利一樣，看到人類一生為追求所困，更為無力挽留的時間所惑。雖然後工業化為人們帶來很多生活的進步，但也同時加深了人類心靈的空虛。所以在杜拉克眾多管理著作中，他對於人與時間的關係，有很多獨到的看法及作法，就管理上來說，時間絕對是最有限的資源，他不希望「虛度光陰」。

 

達利「融化的時鐘」，其實是有很多種不同樣貌的。有的倒掛在乾枯的橄欖枝上，像臉一樣下垂；有的就直接癱在深陷沙灘的人身上，無力自拔；有的鑲了王冠，象徵著時間控制著人間；有的高舉玫瑰，卻無力擺脫時間的束縛。種種癱瘓的時鐘，都投射出人與時間的困境。

 

高效能管理：把事情做對，進化成做對的事情

 

到底我們要如何跳脫時間的束縛，而不是回頭一看，庸碌一生呢？杜拉克在他的《彼得杜拉克的管理聖經》和《杜拉克談高效能的5個習慣》書中，都試圖解決人在時間中，垂死掙扎、疲累不堪，以及被束縛的無奈，他希望幫經理人重新拿回時間的發球權。

 

怎麼做呢？這裡有一個管理很重要的名詞，叫「高效能」管理。「高效能」是杜拉克倡導的重要管理理念之一，它跟傳統工業時代講的效率是不一樣的，效率是「把事情做對」；效能是「做對的事情」；高效率做事「夠快」，高效能是要把事做得「又快又好」。杜拉克鼓勵所有經理人要做高效能的經理人，不要為時間所困，才有能力創造精彩的人生。

 

我們先來看看達利第一個掛在乾枯橄欖枝上那個垂死的時鐘。杜拉克說，「時間是最稀缺的資源，人若無法管理時間，就絕對無法管理其他任何事。」因為時間的供給毫無彈性可言，無論需求多龐大，供給也不可能增加，所以經理人如果無法管理時間，一定會把自己弄得精疲力竭，乾枯而死。

 

高效能技巧一：建立個人時間日誌

 

但是如何管理時間？杜拉克要你先做好「認識你的時間」的工作，你到底怎麼安排你的時間？多少不重要的事佔用了你寶貴的時間？你必須先做一個清楚的盤點。

 

杜拉克說，高效能管理者規劃工作時，不會先從任務著手，而會先從時間管理著手。經理人每天要處理的事情很多，想想在一天中，你的時間都花到哪裡去了？要和工作夥伴溝通目標、要忙著為掉落的業績提應變措施、又要趕報表、報告工作進度，還有那些永遠開不完的會，忙了一天，等到安靜下來，你好像只是個救火隊，根本沒有力氣思考，那些真正需要的業績和貢獻的工作到底是什麼？

 

杜拉克說，好的經理人每年至少會記錄兩次關於自己的時間日誌，每次持續3至5星期，每次記錄完後，再重新檢討和修正自己運用時間的方式。最難是你什麼都要，就像握在手中的沙，最後全部流掉。

 

那麼如何增加或刪減你的項目呢？不妨從3個方向先自我診斷。你可以問自己：「如果我根本不做這些事情，會有什麼後果？」檢查你的時間表，問「我的時間紀錄表上，有哪些活動可以請別人代勞？」問別人：「我做的哪些事情不但沒有提升你的效能，反而浪費你的時間？」

 

盤點自己的錯誤，才能找到真正有效的時間管理方法。

 

高效能技巧二：找出最重要的事 

 

達利第二個「融化的時鐘」，是一個在海灘上陷入流沙之中的人，代表被困在軀殼內想要掙脫的靈魂，現實中，這不也是很多經理人的困境：不知為何而戰，為誰而戰。

 

當碰到第二個融化的時鐘時，杜拉克認為，經理人可以先問自己4個問題：

 

「是選擇未來，還是過去？」「該著眼於機會，還是問題？」「是選擇自己的方向，還是隨波逐流？」，以及「要不要拉高企圖，把目標放在能真正發揮影響、帶來改變的事情上？」

 

高效能管理者的工作目標，不只是為工作而工作，他們希望把焦點放在有所貢獻上。他們會問自己：「我應該有什麼貢獻？」，會問組織成員：「你希望我能貢獻什麼，才能讓你對組織有所貢獻？」當一個經理人有貢獻的成就感時，自然就不會被困在工作中，就能脫離了深陷流沙的困境。

 

高效能技巧三：從組織和架構著手改善

 

再來看看達利第三個「融化的時鐘」，這次達利給它戴上皇冠，象徵時間是無冕王，它可以隨意控制人類。時間有時真的很冠冕堂皇，成功的控制了我們。在企業中，有很多被浪費的時間，完全是因為組織管理有問題或是架構有缺陷，常常發生的問題有4種類型。

 

首先是反覆發生緊急狀態（recurrent crisis），就是一種危機重複發生兩次以上。杜拉克認為，「反覆發生的危機是經理人辦事不力的表現」，因為他一定沒有有效的系統管理方法，而且短視近利。

 

第2種問題是人員太多：組織內一旦人員過剩，就會妨礙工作成效。杜拉克說，一旦經理人必須撥10%的時間，專門處理「人際」問題，像解決人事糾紛、搶奪地盤、拒絕合作時，大致可以研判這個組織一定人員過剩。

 

第3個常見問題，就是會議過多。當時間紀錄表顯示，組織成員有四分之一或更多時間用於開會，那麼這個組織在結構設計上一定有問題。

 

第4個問題，資訊不健全。可以分為兩種情形，一種是內部資訊不夠透明，各部門無法同步或即時更新；另一種是資訊呈現方式不夠簡明實用，例如會計部門做出的報表，無法為業務部門所用，後者又必須花更多時間理解重做。

 

從這4個結構性的問題著手，就能提升你的時間管理效能。

 

高效能技巧四：化零為整，讓時間自由

 

我們再來看看達利的第四個「融化的時鐘」，是一個名為「時間之女」的雕塑，美女右手高舉盛開的玫瑰，左手卻依然垂掛著融化的時鐘，你會問：到底什麼可以超越時間永恆存在呢？是美？還是自由？達利雖然古怪犀利，但他還是留了兩個小雕像暗示，一個叫沉思的天使，另一個叫赤子之心。

 

為什麼是沉思的天使？是希望我們每天預留給自己足夠思考的時間，讓智慧得以增長，那工作就不會愈做愈心煩。為什麼是赤子之心？那是我們的初衷，記起初衷，很多事情就變得有意義多了。

 

杜拉克建議經理人，如果你要工作能夠自由，不為時間所困，有一個簡單的方法，就是把時間「化零為整」。

 

杜拉克分析，要把一件事做到「大致完成初稿」的階段，至少需要「連續幾個小時」。如果你只是每天隨便做個2次、一次15分鐘，只想要「過過水」，無濟於事也浪費時間。所以經理人要設法擠出完整時段，或將幾個零碎片段合併成完整的時間，你才可能換取所謂的時間自由，和思考自由。

 

有些人會設法在一星期中，留一天在家工作；有人會將日常事務集中在兩天內，其餘幾天上午不許有人打擾，留著做重要的事；還有人是寧可早起，在上班前給自己90分鐘的獨處時間，這些都是化零為整的做法。

 

自由呼吸，是工作能夠做得又好又快的動力，你要不要試試看上述的作法呢？

 

高效能管理者必學5個習慣

 

能不能做一個「高效能管理者」，其實都在你的一念之間，杜拉克要你記住5個習慣。

  　

第1個習慣，就是了解自己的時間。知道自己把時間花到哪裡，有系統地管理自己有限的時間。

 

第2個習慣，要懂得自我成就。把所有努力聚焦在成果上，而非為工作而工作。

 

第3個習慣，善用人之所長。重視能做什麼，而不是辦不到的事。

 

第4個習慣，做最重要的事。追求卓越，迫使自己設定優先順序，並堅持依照優先順序做事。

 

最後一個，就是做有效的決策。有效的決策一向都是根據「不同的意見」產生判斷，而不是出於「對事實的共識」。太急於做決定，很容易做錯決定，你需要的是正確的策略，而不是花俏的手段。

 

我們這一系列課程6堂課，是杜拉克教經理人如何打造高績效團隊的菁華，從經理人的工作及職務、人才管理、如何有效做決策、目標和績效管理、組織上下溝通，以及今天所談的高效能時間管理，希望都能給你工作上帶來一定的啟發。

 

杜拉克一生管理最高的境界，就是讓平凡的人做不平凡的事，如何發揮自我價值，提升組織績效，掌握人生機會，希望你就是那個不平凡的人。

 

我是轉述師周震宇，祝福每一位為明天而努力的經理人們！

 

參考書目

．《杜拉克談高效能的5個習慣》，遠流出版。

．《彼得杜拉克的管理聖經》，遠流出版。

 

（轉述師：周震宇）